6 قانون اتوماسیون کسب و کارهای کوچک
زمانی که شما یک کسب و کار جدید را شروع می‌کنید، به‌عنوان مدیر مجموعه و صاحب کسب‌وکار موردنظر تقریباً در تمامی بخش‌ها فعالیت دارید. این موضوع بسیار عالی است و درنهایت باعث پیشرفت روزافزون شما خواهد بود، اما به‌واقع این‌طور نیست و ممکن است باعث جلوگیری از رشد مفید شما شود و به همین علت، شما باید اجازه دهید تا بخشی از پروسه به‌صورت خودکار و کاملاً ارگانیک پیش برود.
مفهوم اتوماسیون کاری از عنوان آن مشخص است و این موضوع برای برخی از کار‌ها به معنی اجرای خودکار فعالیت‌های فیزیکی یک مجموعه همانند تولید است و برای مجموعه دیگری به معنی ارسال خودکار پاسخ برای ایمیل‌های دریافتی است.
همیشه کارهای روتین و روزمره‌ای وجود دارند که برای شما وقت بسیار زیادی را از بین خواهند برد. در بسیاری از موارد شما ایجاد تغییرات کوچک و یا صرف هزینه‌ای اندکی می‌توانید این پروسه کاملاً دستی را به یک پروسه تمام و یا نیمه‌خودکار تبدیل کنید و وقت و هزینه فراوانی را برای خود بخرید. این موضوع حتی در کاهش میزان اشتباهات انسانی نیز بسیار تأثیرگذار خواهد بود.
در این مقاله ما به شما یاد می‌دهیم تا چگونه کسب‌وکار کوچک خود را تبدیل به یک ماشین پربازده خودکار کنید.
اولویت اتوماسیون برای فعالیت‌های تکراری
سامانه‌های اتوماسیون برای فعالیت‌هایی که به صورتی روزانه تکرار می‌شوند و نیاز به اجرای مکرر دارند بسیار عالی است. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل تهیه گذارهای کاری، ارسال پاسخ برای ایمیل‌های دریافتی، بخشی از فعالیت‌های حسابداری و هزاران فعالیت دیگر باشد که یک مدیر برای پیشبرد اهداف خود باید به‌صورت روزمره انجام دهد. برای اتوماسیون سیستم ساختاری بسیاری از این فعالیت‌ها استفاده از یک نرم‌افزار ساده می‌تواند بسیار مؤثر و کارآمد باشد.
اتوماسیون سازی را از بخش‌های کوچک شروع کنید
زمانی که شما تصمیم به شروع پیاده‌سازی سامانه‌های اتوماسیون برای فعالیت‌های خوددارید این کار را با بخش‌هایی شروع کنید که دارای پیچیدگی اجرائی کمتری هستند. برای مثال زمانی که یک مخاطب به سیستم اطلاع‌رسانی خودکار شما اضافه می‌شود و شما باید برای او یک ایمیل خوش‌آمد گوئی و تأییدیه عضویت بفرستید.
اتوماسیون سازی بخش‌های معین
برای شروع، به‌جای تمرکز بر روی فعالیت‌های بزرگ، آن‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر تبدیل کنید و به اتوماسیون یک جای کل سیستم، بخش‌های مهم‌تر را در اولویت قرار دهید. برای مثال برای بررسی میزان فروش روزانه فروشگاه اینترنتی خود، به‌جای دستی انجام دادن آن، سامانه‌ای را پیاده‌سازی کنید که به‌صورت خودکار و روزانه، اطلاعات موردنیاز را برای شما ایمیل کند.
برای پول در وقت صرفه‌جوئی کنید
اتوماسیون باید درنهایت باعث صرفه‌جوئی در صرف وقت، هزینه و یا هر دو شود.
صاحب‌های کسب‌و کارهای اینترنتی در طول سال‌های اول کاری خود زمان بسیار زیادی را صرف انجام امور می‌کنند و از سوی دیگر همیشه با مشکلات مالی فراوانی دست‌وپنجه نرم می‌کنند ازاین‌رو درصورتی‌که پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون باعث صرفه‌جوئی در هزینه‌ها و یا ایجاد مقداری زمان خالی برای فرد نداشته باشد، انجام آن هیچ اولویتی ندارد و شما باید به سراغ بخش‌هایی از کار خود بروید که اتوماسیون سازی آن‌ها یکی از این دو خروجی را برای شما به همراه داشته باشد.
امور روزمره در اولویت اتوماسیون سازی قرا دارند
درصورتی‌که شما از یک متخصص برنامه‌ریزی بپرسید، یکی از نکاتی که او به شما خواهد گفت، این است که فعالیت‌های روتین خود را به‌صورت گروهی انجام دهید. برای مثال شما برای مشاهده گذارش های کاری خود نیاز به بررسی ایمیل خوددارید به‌جای اینکه این کار را هر دو ساعت یک‌بار انجام دهید، یک یا دو زمان مشخص را به آن اختصاص دهید و در طول زمان‌های مشخص‌شده این کار را انجام دهید. با این روش شما مشاهده خواهید کرد که میزان بازدهی کاری، اموری که به‌جای اجرای روزانه به‌صورت هفتگی انجام می‌شوند، بسیار بالاتر از اجرای آن‌ها به‌صورت ساعتی و یا روزانه است.
فعالیت‌های دارای رشد در اولویت قرار دارند
در هر کسب‌وکار اینترنتی فعالیت‌هایی وجود دارد که در شروع کار، زمان زیادی را به خود اختصاص نمی‌دهند، ولی با رشد روزمره کسب‌وکار میزان زمان موردنیاز برای پرداختم به امور موردنظر افزایش پیدا می‌کنید و درنهایت نیازمند یک نیروی مستقل برای انجام کار است. این دسته از فعالیت‌ها از ابتدا قابل‌شناسایی هستند و شما نیز باید تمرکز اولیه خودکار سازی امور جاری خود را بر روی این دسته از فعالیت‌ها قرار دهید.
